CHAPITRE II–LES STRUCTURES ET FONCTIONS DANS L’ENTREPRISE:
Pour assurer le fonctionnement de la firme, un ensemble
d’activités est nécessaire.
Certaines sont particulièrement créatrices de valeur
ajoutée.
Les activités de même nature sont regroupées dans des
fonctions. Les dirigeants ont le choix entre plusieurs structures
organisationnelles destinées à assurer une bonne efficience des ressources
humaines et matérielles.
I-
Les fonctions:
L’administration des entreprises a intéressé plusieurs
théoriciens, le premier à s’en être occupé serait H. Fayol : A travers son
analyse de la fonction de direction, il formule une théorie administrative
complète. Suivent alors d’autres auteurs qui, selon le contexte économique et
politique favorisèrent à tour de rôle, des activités spécifiques.
A/-La fonction de direction:
Selon Fayol, diriger revient à :
Planifier: Etablir un programme
d’action flexible et précis en fonction des prévisions,
Organiser: Structurer l’entreprise en
unités et doter chacune d’entre elles des ressources nécessaires à son
fonctionnement,
Commander: User de la capacité d’amener
les individus à réaliser les objectifs de l’organisation, cette aptitude
repose sur la capacité du dirigent à communiquer et sur sa connaissance des
individus,
Coordonner : Mettre en harmonie
tous les actes de l’entreprise via les réunions avec les chefs de service et
les agents de liaison,
Contrôler : Vérifier la conformité des
réalisations aux principes établis et aux programmes admis.
P. Drucker s’est intéressé à un autre aspect de la fonction
de direction. Selon cet auteur autrichien qui a inventé le précepte du
Management Par Objectifs
(Management By Ojectives), le dirigent doit concevoir et
faire connaître la stratégie et le but à atteindre, la répartition du travail
se fera en conséquence.
Les activités de direction comprennent donc :
- La détermination de la stratégie et des buts,
- La nomination de responsables,
-L’affectation des ressources financières, humaines et
techniques,
-Le choix d’une structure organisationnelle,
- La mobilisation des hommes,
- Le contrôle des activités.
B/- Les fonctions suivant le cycle d’exploitation:
①La fonction Approvisionnement:
Deux sous-fonctions composent l’approvisionnement:
-La fonction d’achat : son rôle est :
Acheter à coût réduit,
Choisir des intrants en qualité
satisfaisante,
S’approvisionner en quantités
suffisantes en matières premières, sous-produits, équipements et
services (nettoyage, jardinage et gardiennage…).
⇒L’exercice de cette fonction requiert:
La connaissance des produits,
La capacité de faire le suivi de
l’après-achat,
Des qualités personnelles (langues
étrangères, base juridique…).
- La fonction stockage : elle assure :
La prévention contre la rupture des
approvisionnements,
L’entretien des stocks aux
moindres coûts.
②La fonction Production:
Cette fonction est spécifique aux entreprises industrielles
(transformation des matières premières et produits intermédiaires en produits
finis) et aux entreprises de services (combinaison des ressources humaines,
techniques et financières pour concevoir des services).
- La fonction de production englobe :
La réalisation des études et méthodes :
Structure des produits, gamme de fabrication (indiquant les quantités à
produire, machines à utiliser, temps alloués),
L’ordonnancement et le lancement :
Planification et répartition du travail,
La réalisation des opérations de
fabrication et le contrôle de la qualité,
L’entretien des équipements.
-L’entreprise dispose de deux manières pour la gestion de
production:
La gestion en flux poussés (gestion par
l’amont): Il s’agit de produire en fonction des prévisions de vente,
La gestion en flux tirés: C’est la
méthode du Juste À Temps qui repose sur la satisfaction de la demande
dans des délais courts, la production en petites quantités et le zéro stock.
⇒ La fonction de production doit répondre
à quatre impératifs : Le coût, la qualité, le délai et la flexibilité.
③La fonction commerciale :
Cette fonction a évolué parallèlement au
développement/saturation des marchés, ainsi, on est passé de la responsabilité
de faire écouler les produits à l’ère du marketing.
Théodore Levitt est le premier théoricien à avoir souligné
l’importance du marketing, ainsi, il révèle que « la vente se préoccupe du
besoin du vendeur de transmuer sa production en liquidités, le marketing de
satisfaire les besoins du consommateur par le produit et tout ce qui lui est
associé, création, vente et finalement la consommation ». A partir de cette
approche, la mission qui incombe à la fonction commerciale s’articule autour de
:
La détermination de la stratégie
commerciale : qui doit s’inscrire dans les orientations stratégiques de
l’entreprise dans son ensemble. On fait alors appel à une panoplie
d’instruments pour établir un plan marketing,
La vente proprement dite : La force de
vente est l’ensemble du personnel commercial chargé des contacts
individuels avec les acheteurs actuels ou potentiels.
Elle s’occupe d’établir les devis, d’administrer les
commandes, de prospecter la clientèle…
④Les fonctions de soutien:
ⓐ-La fonction Recherche et développement :
Elle est liée à toutes les autres fonctions de l’entreprise.
Elle aspire à:
La mise en place de nouvelles
méthodes de fabrication et de nouveaux produits,
L’innovation pour une utilisation plus
efficiente des ressources.
ⓑ-La fonction des Ressources Humaines:
Elle assure :
L’administration du personnel: Il s’agit
:
* Du recrutement/licenciement…
* De la rémunération, de l’application du règlement
intérieur…
La politique du personnel : Elle
comprend :
* La politique de recrutement,
* La politique des rémunérations.
ⓒ-La fonction Comptable:
Elle utilise les outils comptables conformes aux lois en
vigueur pour traduire les opérations sur le patrimoine et la gestion courante
en documents comptables.
La comptabilité analytique est un outil qui s’ajoute à la
comptabilité générale pour faciliter la prise de décision.
ⓓ La fonction financière:
Elle a un double rôle :
- Effectuer un arbitrage entre les différents moyens de
financement auxquels l’entreprise devrait faire appel en recherchant des
niveaux d’investissement rentable et peu risqués,
-S’assurer de la solvabilité de l’entreprise à travers la
planification à long et à court terme.
ⓔ - La fonction Audit:
Son but est de :
-Assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la
qualité de l’information,
-Veiller à l’application des instructions de la direction,
- Favoriser l’amélioration des performances.
ⓕ -La fonction contrôle de gestion :
Le contrôle de gestion est fondé sur un découpage de
l’entreprise en centres de responsabilité. C’est un moyen d’aide à la prise de
décision qui s’appuie sur un système d’information. Il est conçu pour maîtriser
la gestion de l’entreprise, c’est-à-dire prévoir, mesurer et contrôler les
performances des principaux responsables en vue d’atteindre les objectifs
fixés.